在商业环境中，报价函是一种常见的书面沟通方式，用于向潜在客户或合作伙伴提供产品或服务的价格信息。一个专业的商务英语报价函不仅能够清晰地传递价格信息，还能增强公司的专业形象和信誉度。以下是一个典型的商务英语报价函范文及其写作要点。

报价函的组成部分

  1. 标题：明确标明文件的性质，例如“Quote”或者“Price Quotation”。
  2. 日期：写明报价函的发出日期。
  3. 收件人信息：包括收件人的全名、公司名称、职务等。
  4. 引言：简要说明报价的背景或原因。
  5. 产品/服务描述：详细列出所提供的产品或服务的名称、规格、型号等。
  6. 价格条款：包括单价、总价、货币单位、付款条件等。
  7. 有效期：报价的有效期限。
  8. 其他条款：如交货时间、运输方式、售后服务等额外条款。
  9. 结束语：表达希望建立合作关系的愿望。
  10. 签名：发件人的签名和职位。

示例

[Your Company Letterhead]
Date: [Insert Date]

To Whom It May Concern,

Subject: Price Quotation for [Product/Service Name]

Dear [Recipient's Name],

Thank you for your interest in our products/services. In response to your inquiry dated [Inquiry Date], we are pleased to offer the following price quotation.

Product/Service Name: [Specific Product/Service Details]
Part Number/SKU: [Part Number/SKU]
Quantity: [Quantity]
Unit Price: [Currency] [Unit Price]
Total Price: [Currency] [Total Price]
Terms of Payment: [Payment Terms, e.g., "30 days net"]
Validity: This quote is valid until [Validity Date].

Please note that all prices are exclusive of VAT and other applicable taxes. Delivery terms are [Delivery Terms, e.g., "FOB Shanghai"]. Our standard warranty period is [Warranty Period].

We look forward to the opportunity to work with you and are confident that our products/services will meet your expectations. Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact us.

Best Regards,

[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Contact Information]

写作要点

  • 清晰明了：确保所有信息准确无误，避免模糊不清的描述。
  • 正式语气：使用正式的语言风格，体现专业性。
  • 注意格式：保持整洁的格式，使用标准的商务信函布局。
  • 个性化：根据收件人的具体情况调整内容，使其更具针对性。
  • 审校错误：仔细检查语法和拼写错误，确保文档的专业度。

通过以上步骤，你可以撰写出一份既专业又具有吸引力的商务英语报价函。