在商务沟通中，情况说明函是一种非常常见的文件类型。它通常用于向帮助、指导过、关心和支持过自己的集体（党政机关、企事业单位、社会团体等）或个人表示感谢的专业书信，有感谢和表扬双重意思。写这种信既要表达出真切的谢意，又要起到表扬先进、弘扬正气的作用。
情况说明函的格式
一份标准的情况说明函通常包括以下几个部分：
- 标题：直接写明“情况说明函”或者加上具体的事项名称。
- 称呼：对收信人或单位的尊称，如“尊敬的XX公司”、“亲爱的XX先生/女士”。
- 正文：详细阐述需要说明的情况，包括事情的经过、原因、结果等。
- 结尾：表达感谢或者请求对方理解的态度。
- 落款：写明发信人的姓名、单位和日期。
情况说明函范文
以下是一份关于产品质量问题的情况说明函的范文：
尊敬的XX公司：
您好！我是YY公司的ZZ，我代表我们公司向您提交一份关于我们近期购买的贵公司产品的质量情况说明。
我要感谢您的公司一直以来对我们的大力支持和帮助。然而，我们在使用您公司的产品过程中，发现了一些问题，这些问题严重影响了我们的工作效率。具体来说，我们发现产品的XX功能存在严重的故障，这导致我们的工作无法正常进行。我们已经尝试过各种方法解决这个问题，但是都没有成功。
我们认为这可能是由于产品在设计和生产过程中存在缺陷导致的。因此，我们希望贵公司能够对此进行调查，并尽快给我们一个满意的答复。同时，我们也希望能够得到贵公司的赔偿，以弥补我们的经济损失。
我们对贵公司的产品和服务一直非常满意，这次的问题让我们感到非常遗憾。我们期待贵公司能够尽快解决这个问题，以便我们能够继续使用贵公司的产品。
再次感谢您的理解和支持。我们期待您的回复。
此致
敬礼
YY公司 ZZ
XXXX年XX月XX日
以上就是一份标准的情况说明函的格式和范文，希望对你有所帮助。