在国际贸易中，外贸公司的收款与订货流程直接影响交易的安全性和效率。无论是新手还是经验丰富的从业者，了解完整的外贸收款方式、订货流程及相关费用都至关重要。本文将系统解析外贸公司从客户下单到最终结算的全过程，帮助您优化业务流程，降低成本风险。
一、外贸订货流程详解
1. 客户询盘与报价
外贸交易的第一步通常是客户通过邮件、B2B平台或展会等渠道发起询盘（Inquiry）。外贸公司需根据客户需求提供详细的报价单（Quotation），包含以下核心信息：
- 产品规格、型号、数量
- FOB、CIF等贸易术语下的单价
- 付款方式（如T/T、信用证等）
- 交货期和运输方式
提示：报价时需明确是否含税、运费及附加费用，避免后续纠纷。
2. 签订合同（PI/Sales Contract）
双方确认报价后，外贸公司需出具形式发票（Proforma Invoice, PI）或正式销售合同（Sales Contract），明确：
- 交易条款（INCOTERMS 2020）
- 付款条件与账期
- 验货标准及违约责任
关键点：合同需加盖公章或签字，具备法律效力。
3. 客户支付定金
多数外贸公司要求客户支付30%-50%定金，常见收款方式包括：
- T/T（电汇）：最常用，到账快但手续费较高
- 信用证（L/C）：安全性高，适合大额交易
- PayPal/西联汇款：适用于小额样品单
风险提示：务必确认定金到账后再安排生产，避免“空头支票”。
4. 生产与验货
- 工厂按合同生产，外贸公司需跟进进度
- 第三方验货（如SGS）可降低质量风险
5. 尾款支付与发货
客户付清尾款后，外贸公司安排：
- 出口报关（需提供装箱单、发票等文件）
- 国际物流（海运/空运/快递）
- 发送提单（B/L）或运单给客户
二、外贸公司常用收款方式及费用对比
1. 电汇（T/T）
- 优点：到账快（1-3工作日），适合大额交易
- 费用：
- 国内银行手续费：约0.1%（最低100元）
- 中转行费用：\(15-\)50/笔
- 收款方可能被扣\(10-\)30
适用场景：老客户或信用良好的合作伙伴。
2. 信用证（L/C）
- 优点：银行担保，降低违约风险
- 费用：
- 开证费：0.1%-0.5%信用证金额
- 议付费：0.1%-0.3%
- 不符点扣款：\(50-\)200/次
注意：信用证条款复杂，需严格审单避免拒付。
3. 跨境支付平台（PayPal、Stripe等）
- 优点：适合小额零售，操作便捷
- 费用：
- PayPal费率：4.4%+$0.3/笔
- 提现手续费：$35/次
局限性：买家可发起争议，资金冻结风险高。
4. 西联汇款（Western Union）
- 优点：无需银行账户，即时到账
- 费用：按金额阶梯收费，\(15-\)50/笔
三、外贸交易中的隐藏费用
除了货款和运费，外贸公司还需注意以下成本：
- 报关费：约¥200-500/票
- 港杂费：包括THC、文件费等（约¥500-2000）
- 汇率损失：结汇时银行买入价低于市场价
- 关税与VAT：根据目的国政策计算
建议：报价时预留3%-5%缓冲空间应对额外支出。
四、优化收款与订货流程的建议
- 选择可靠的支付工具：
- 大额用T/T或L/C，小额用PayPal
- 注册香港离岸账户降低外汇管制影响
- 简化订货流程：
- 使用ERP系统跟踪订单状态
- 与货代签订长期协议降低物流成本
- 规避风险：
- 投保出口信用保险
- 对新客户做资信调查（如Dun & Bradstreet报告）
通过规范流程和合理选择收款方式，外贸公司可显著提升资金周转效率，减少交易风险。