在商业交流中，公司回复函是一种正式的书信，用于回应合作伙伴、客户或其他相关方的询问、投诉或请求。一个标准的公司回复函不仅反映了公司的专业性和礼貌，还能够帮助维护良好的商业关系。本文将详细介绍公司回复函的格式，并提供一篇范文供参考。

公司回复函的基本格式

1. 信头（Letterhead）

  • 公司名称和Logo：通常位于页面顶部中央位置。
  • 地址：包括街道地址、城市、省份/州、邮政编码及国家。
  • 联系方式：电话号码、传真号码和电子邮件地址。

2. 日期

  • 写信日期：一般位于信头下方右侧。

3. 收件人信息

  • 姓名：收件人的全名。
  • 职位：收件人在公司的职务。
  • 公司名称：收件人所在的公司名称。
  • 地址：收件人的完整邮寄地址。

4. 称呼

  • 使用“尊敬的 [收件人姓名] 先生/女士”，如果是写给一个组织，则可以使用“尊敬的 [组织名称]”。

5. 正文

  • 引言：简要说明写信的目的。
  • 主体：详细阐述具体内容，包括但不限于对问题的解答、解决方案的提供以及后续步骤的建议。
  • 结尾：表达希望继续合作的意愿，并感谢对方的关注。

6. 结束语和签名

  • 结束语：常见的结束语有“敬上”、“顺祝商祺”等。
  • 签名：手写签名或电子签名均可，之后打印出发送者的名字和职务。

7. 附件（如果有的话）

  • 如果随函附上了其他文件，需要在这里列明。

范文示例

[公司Logo]
[公司名称]
[地址]
[城市, 省份/州, 邮政编码, 国家]
[电话号码]
[传真号码]
[电子邮件地址]
[日期]

尊敬的张伟先生/女士，

您好！感谢您对我们产品的关注。针对您在邮件中提出的关于产品规格的问题，我在此做出如下答复：

关于产品尺寸方面，我们的标准型号确实如您所描述那样，长宽高分别为X厘米、Y厘米和Z厘米。但我们也提供定制服务，可以根据客户需求调整尺寸，具体细节我们可以进一步讨论。

对于颜色选择，除了常规的黑白两色外，我们还支持多达十种不同的色彩选项，以满足不同客户的个性化需求。如果您有特别的颜色偏好或是品牌专属色，请告知我们Pantone色号或者提供样品，我们将尽力匹配。

关于价格问题，基于您所选的产品配置，初步报价为每件人民币XXX元。当然，这个价格可能会根据实际订单数量有所浮动。如果能够达成长期合作关系，我们会考虑给予一定的优惠。

希望以上信息能帮助到您。若有任何疑问或需要更多帮助，请随时联系我们。期待与您的合作！

此致
敬礼！

[您的全名]
[您的职位]
[公司名称]

通过上述介绍可以看出，撰写一封专业的公司回复函需要注意多个方面，从格式要求到内容编排都需谨慎对待。希望这篇指南能帮助您更好地完成此类任务。