在商务沟通与日常交流中，确认函作为一种正式且礼貌的书面回复方式，扮演着重要角色。它不仅能够明确双方之前讨论或约定的内容，还能有效避免后续执行过程中可能出现的误解或遗漏。下面，我们将详细介绍一份标准确认函的基本结构和撰写要点，并附上一则实用范文供参考。
一、确认函基本结构
- 标题：直接而清晰地反映信件性质，如“关于XXXX事项的确认函”。
- 日期：位于正文上方右侧，标明发送确认函的具体时间。
- 收件人信息：包括姓名、职位（如果适用）、公司名称及地址等详细信息。
- 开篇问候语：根据具体情况选用尊敬的/亲爱的等开头词，后接对方姓名或称呼。
- 引言段：简短说明写此邮件的原因，比如是针对哪次会议、对话或是文件所做的响应。
- 主体内容：
- 详细回顾并确认双方达成的所有关键点。
- 可以分条列出主要条款，确保每一项都被准确无误地记录下来。
- 对于需要进一步澄清的地方，应在此部分提出疑问或请求更多信息。
- 结束语：表达感谢之情，并期待对方的回复；同时也可提出下一步行动计划建议。
- 签名：包括发件人的全名、联系方式以及职务等信息。
- 附件：如果有相关的支持材料或者补充文档，则应在信中提到并作为附件发送。
二、示例范文
主题：关于2023年度合作协议续签事宜的确认函
尊敬的李经理，
您好！
感谢您上周对我们提出的《2023年度市场推广合作框架》给予了积极反馈。基于我们之间的初步讨论结果，现将本次合作的核心条款总结如下：
- 合作期限：自2023年1月1日起至2023年12月31日止。
- 服务范围：乙方负责甲方产品在全国范围内的品牌宣传活动策划与实施。
- 预算总额：人民币50万元整。
- 支付方式：合同签订后一周内预付30%，余款依据项目进度分期支付。
- 违约责任：任何一方违反本合同约定，需向守约方支付相当于违约金数额两倍之赔偿金。
以上为我方对此次合作的理解，请您审阅并告知是否有误或其他修改意见。一旦收到您的最终确认，我们将尽快准备正式合同文本以供双方签署。
再次感谢您的支持与信任，期待未来一年里携手共创佳绩！
祝商祺， [您的名字] [您的职位] [联系电话] [电子邮箱] [日期]
通过遵循上述指南和示例模板，您可以轻松创建出既专业又个性化的确认函，以满足不同场合的需求。记得根据实际情况调整具体内容哦！